5 dicas de Compliance Fiscal para equipe de controladoria

A busca pelo compliance fiscal deve deixar de ser manual

O compliance fiscal é um verdadeiro desafio no Brasil. Diante do cenário tributário e contábil complexo no país, com frequentes atualizações e criação de  novas obrigações contábeis e fiscais, é preciso buscar meios para manter a conformidade das empresas.

Essa volatilidade torna a área tributária uma das que mais exige cautela das organizações localizadas em todo o território nacional.

De acordo com um estudo realizado pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde mais se gasta tempo calculando e pagando impostos – em torno de 1958 horas por ano!

Todo esse tempo e dinheiro gastos somente para identificar,  relacionar as informações fiscais de diversas áreas e pagar os devidos impostos,  impacta na produtividade das empresas que atuam por aqui.

Atrelado a essa conjuntura, existe um risco financeiro que os gestores das grandes e médias empresas devem ser capazes de reduzir.

Nesse sentido, as boas práticas para o compliance fiscal  são a melhor saída. Continue lendo para saber mais!

ERP e  Compliance Fiscal

Os melhores sistemas ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) são desenvolvidos por empresas multinacionais, como a SAP e a Microsoft.

Essa peculiaridade demanda uma configuração de “localização” no software, para atender a legislação local no que tange às áreas contábil e fiscal. Tal localização permite que o sistema se mantenha atualizado, de acordo com as frequentes mudanças e atualizações do regime brasileiro.

Assim, não é raro que as empresas busquem soluções adicionais aos seus ERPs, para garantir que o controle dos dados fiscais e tributários seja efetuado de forma mais eficiente, integrada ao sistema de gestão e aderente à legislação nacional.

Outras organizações, por outro lado, preferem extrair os dados de seus ERPs, cruzar com as informações de notas fiscais recebidas por e-mail ou por outros canais e usar planilhas em Excel para gerenciar manualmente todos os processos e dados. Essa alternativa gera riscos de descentralização do arquivamento dos documentos fiscais, menor confiabilidade dos dados transmitidos para cumprir as obrigações, além de retrabalhos sucessivos e pouco significativos para o negócio da empresa.

Nesse contexto, o risco de não conformidades, descumprimentos legais e  falta de compliance fiscal aumentam, podendo gerar graves consequências para o negócio junto ao Fisco, com significativos prejuízos para a organização.

Por isso, muitas empresas adotam soluções mais inteligentes, como o uso de softwares de Gestão Tributária para superar as limitações do módulo fiscal dos seus ERPs , a fim de alcançar o compliance fiscal.

Estes softwares, geralmente, são uma boa solução para atingir o Compliance Fiscal, pois são desenvolvidos para serem integrados aos ERPs disponíveis no mercado, permitindo exportação e importação de dados.

Melhores práticas de  Compliance Fiscal

Além de contar com o recurso tecnológico adequado, algumas dicas são importantes para a equipe de controladoria atingir o compliance fiscal na organização, evitando problemas com a Receita Federal.

Veja se na sua empresa estas boas práticas de compliance fiscal já são seguidas:

1. Mapeamento de riscos em processos

O mapeamento de riscos é realizado a partir da análise dos processos e sistemas da empresa, com a finalidade de identificar como é feita a geração das informações fiscais e tributárias para cumprir as obrigações legais,  melhorando o controle e o fluxo desses dados.

Com esse mapeamento é possível identificar pontos críticos e estabelecer  melhorias para uma automação efetiva desse processo, melhorando os controles e facilitando as auditorias internas e externas.

2. Automação de processos e eliminação de imput manual

A automação é uma realidade constante no cotidiano e na evolução tecnológica em todas as áreas, incluindo o campo fiscal e tributário. Mapear padrões e automatizar processos pode gerar economia de recursos, além de eliminar atividades que são consideradas extremamente manuais.

Tarefas demasiadamente manuais, que envolvam dados, potencializam o risco de falha humana e podem gerar grandes prejuízos para a empresa. Nestes casos, adotar uma tecnologia de automatização dos processos fiscais é a solução mais segura.

3. Treinamentos  frequentes

Uma equipe bem treinada, que sabe quais são os passos necessários e a responsabilidade de cada um na manutenção do compliance fiscal é fundamental para a segurança do negócio.

Os funcionários devem entender como a sua postura profissional e a execução das suas rotinas diárias refletem na conformidade tributária da empresa.

4. Código de ética

Além dos treinamentos constantes, elaborar um código de ética apontando questões legais e morais ajuda os colaboradores das áreas financeira, fiscal e de controladoria a orientarem suas atividades seguindo boas práticas e evitando possíveis deslizes.

A segurança de dados, a proteção contra fraudes, o conhecimento da  regulamentação, a ética nas negociações e o atendimento às auditorias internas e externas devem ser pontos abordados pelo código de ética e conhecido por todos os colaboradores.

Também é conveniente estabelecer uma comunicação clara e direta com outras áreas do negócio para evidenciar a necessidade de cumprir alguns processos fundamentais para atender eficazmente a todas as normas fiscais.

5. Gestão tributária automatizada

A adoção de uma solução de gestão tributária traz diversos benefícios para a empresa, como o conhecimento adequado das alterações e atualizações tributárias, o armazenamento da documentação específica e a agilidade na identificação de dados essenciais para o compliance fiscal.

Outro ponto importante sobre adotar uma solução específica para gestão tributária é a redução de custos com as atualizações tecnológicas, equipamentos e protocolos de segurança.

Manter o compliance fiscal é uma tarefa árdua no Brasil, pois a complexidade tributária e fiscal demanda grandes esforços empresariais. No entanto, a implantação de soluções integradas agrega mais produtividade para a equipe financeira, de controladoria ou fiscal; diminui riscos de erros e apoia a definição de um processo menos burocrático, mais ágil e seguro para o atendimento de todas as obrigações fiscais.

Quer saber mais sobre como um bom software de gestão tributária e fiscal pode atuar positivamente no seu compliance fiscal? Assine a nossa newsletter!

 

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