6 dicas para simplificar a entrega das obrigações fiscais

pessoas elaborando as entregas de obrigações fiscais

As obrigações fiscais são motivo de preocupação para o empresariado brasileiro, pois, além do pagamento dos tributos, o Governo também exige que as organizações apresentem, mensal ou anualmente, uma série de declarações e comprovantes.

O cumprimento das obrigações fiscais é trabalhoso e muitas empresas têm dificuldade em se organizar para fazê-lo. Assim, as companhias, frequentemente, correm o risco de sofrer sanções fiscais e suas respectivas penalidades.

Neste artigo, abordamos as principais dificuldades que as organizações enfrentam para atender às exigências fiscais e apresentamos seis passos para a simplificação desse processo. Confira!

Dificuldades para atender às exigências do Fisco

Segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), no final de 2017, existiam 63 tributos e 97 obrigações acessórias que precisavam ser observadas por empresas estabelecidas em território nacional. Um número muito grande de obrigações e curtos prazos a serem atendidos. Essa é uma das principais reclamações das organizações quando o assunto são as exigências do Fisco.

Esse cenário fica ainda mais crítico quando consideramos outras 3.790 normas que podem impactar o negócio das empresas, além da média diária de 30 atualizações ou introdução de novas regras tributárias. Por conta dessa complexidade e das constantes mudanças na legislação, muitas empresas acabam falhando no cumprimento das obrigações.

Abaixo listamos algumas das principais dificuldades relatadas pelos responsáveis da área fiscal:

  • Recursos sobrecarregados para realizar suas atividades e atender com sucesso às obrigações fiscais (reunião de documentos, consolidação de dados, validação das informações a serem entregues, envio dos arquivos, armazenamento dos recibos e evidências comprobatórias, possíveis correções e alterações nas documentações, entre outros);
  • Dificuldade de realizar o planejamento tributário (devido às mudanças e complexidade das exigências);
  • Dificuldade no acompanhamento das mudanças na legislação tributária;
  • Informações de difícil compreensão;
  • Falta de assessoria personalizada.

Para driblar essas dificuldades e ficar em dia com o Fisco, evitando prejuízos  decorrentes de multas e auditorias externas, é possível tomar algumas ações para simplificar o cumprimento das obrigações fiscais.

Simplificação do cumprimento das obrigações fiscais

1. Capacite a equipe

Investir tempo e recursos financeiros para capacitar o time é um mantra para o gestor da área fiscal. No entanto, a sobrecarga de atividades e os prazos apertados para realizar as tarefas acabam impedindo a adoção de um plano de desenvolvimento de conhecimentos para os colaboradores dessa área.

Isso cria um vício no departamento: as pessoas passam a não se atualizar, por não terem tempo, incentivo ou por estarem sobrecarregadas; a área deixa de acompanhar as mudanças legislativas e não adota melhores práticas em sua rotina e a empresa fica mais exposta às penalizações por auditorias do Fisco.

A maneira de romper com esse vício é adotando processos, ferramentas e consultorias externas para otimizar os trabalhos, aumentar a produtividade e liberar o tempo para os funcionários se capacitarem.

Outra forma seria a de contar com a atitude dos colaboradores em buscar conhecimentos e treinamentos fora do expediente. No entanto, essa alternativa foge ao controle da organização e depende mais da pessoa que de seus gestores.

Para cumprir todas as exigências do Fisco é fundamental que as pessoas sejam capacitadas. Independentemente do modelo de treinamento utilizado em sua empresa, é importantíssimo que o time esteja preparado para se adequar às regras, cumprir os prazos e atender os requisitos de cada obrigação tributária.

2. Crie uma cultura de antecipação

A chave para cumprir efetivamente as obrigações principais e acessórias é a antecipação. Afinal, antecipar significa saber exatamente quais são as obrigações tributárias específicas para o CNPJ e CNAEs da empresa, como elas devem ser entregues e quais ações precisam ser realizadas para tornar o time fiscal mais eficaz.

A estruturação de processos é uma boa saída para essa situação. Definir quais dados precisam ser extraídos do ERP ou do sistema de notas de entradas, estabelecer uma pasta ou software para servir de repositório único dessas evidências, tratar e estruturar as entregas para cumprir os prazos da Receita e validar se não existem erros e inconformidades nos arquivos, são boas práticas que garantirão a antecedência na geração de obrigações fiscais.

Logo, é prudente criar uma cultura de antecipação de atividades, com indicadores, processos e prazos bem estabelecidos.

3. Mantenha os documentos organizados

Mantenha todos os documentos fiscais, tanto de entrada quanto de saída, organizados. Além de otimizar o tempo, você terá mais tranquilidade para cumprir todas as obrigações tributárias com antecedência, evitando imprevistos.

Vale lembrar que a maioria das obrigações exige cálculos e documentos sobre notas recebidas ou emitidas e possui prazos entre 30 e 60 dias após o mês de competência para ser entregue.

4. Use um software adequado

Atualmente, os softwares são excelentes recursos para uma gestão mais eficiente. Na área tributária e fiscal, eles são ferramentas extremamente úteis para reduzir as falhas humanas e a quantidade de retrabalhos necessários para finalizar o envio de um arquivo ou o pagamento de impostos.

Além disso, a centralização de dados, digitalização de documentos e automatização de algumas fases do processo de prestação de contas ao Fisco aumentam a produtividade do departamento fiscal e tributário.

Dessa forma, o custo-benefício de um software de gestão tributária é um investimento inteligente se comparado ao estresse, aos riscos envolvidos e aos eventuais prejuízos de gerar os arquivos “manualmente”.

 5. Acompanhe a legislação vigente

É fundamental que  todos os profissionais envolvidos na prestação de contas ao Fisco conheçam muito bem a legislação fiscal e tributária do país. O desafio é se manter atualizado em um país onde as normas mudam constantemente. Um estudo do IBPT apontou que desde 1988, quando foi promulgada a Constituição vigente, já foram editadas e publicadas 5,4 milhões de normas legislativas, o que representam 769 alterações por dia útil.

Ou seja, é humanamente impossível acompanhar o ritmo frenético de atualizações de normas e legislações que podem afetar o negócio de uma empresa. Nesse sentido, um software de controle das obrigações fiscais ajuda a atender todos os requisitos com segurança. Ele é responsável por detectar quaisquer alterações promovidas pelos órgãos públicos Federais, Estaduais e Municipais a cerca da arrecadação de impostos.

6.  Elimine os controles manuais

Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o 125º colocado entre 190 países participantes de uma pesquisa para construir o ranking de ambiente de trabalho mais favorável para negócios. Entre os fatores avaliados estava a execução de processos manuais versus a automação de processos. Para os especialistas do Sebrae, a automatização é responsável pelo aumento da produtividade, diminuição dos custos e melhor lucratividade das empresas brasileiras.

Assim, é altamente recomendável eliminar os controles manuais e investir em ferramentas digitais e softwares específicos para  gestão fiscal, a fim de garantir o cumprimento adequado das obrigações tributárias da empresa.

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