BPO Tributário: quando é vantajoso para sua empresa?

Ao adotar o BPO Tributário, a empresa transfere as responsabilidades ligadas à geração e transmissão de obrigações ao Fisco para um parceiro terceirizado e especializado no assunto. Essa prática ajuda a manter os colaboradores da contratante focados no core business de sua organização, além de reduzir riscos fiscais e a necessidade de investimento em tecnologias para manter o compliance tributário.

Contudo, muitas empresas ainda optam por realizar as obrigações fiscais internamente, com uma equipe própria e tecnologias integradas ao seu sistema de gestão empresarial. Essa opção, costuma ser a escolhida por companhias que não estão seguras sobre as vantagens do BPO Tributário.

Se sua empresa faz parte desse grupo cético e você quer entender melhor as vantagens do BPO Tributário para sua rotina, está no lugar certo. Acompanhe o texto para entender se o BPO Tributário é a escolha certa para seu negócio.

O que é o BPO Tributário?

Business Process Outsourcing é uma prática empresarial que terceiriza os processos administrativos e burocráticos que não estão ligados diretamente à atividade-fim da organização.

Visa otimizar o trabalho da equipe interna, aumentando a produtividade e dando maior foco ao core bussiness da empresa. O BPO pode ser aplicado, por exemplo, ao recrutamento e treinamento de pessoas, logística, serviços jurídicos e gestão tributária. O fornecimento de mão de obra, espaço físico e tecnologias necessários para a realização do trabalho fica a cargo do fornecedor.

Diferentemente da terceirização comum, o BPO envolve uma profunda análise do negócio e, se necessário, inclui o remodelamento dos processos e práticas organizacionais. A empresa contratada se torna responsável por conduzir e otimizar as entregas e também deve responder por qualquer desvio que venha a acontecer, arcando por possíveis correções e consequências.

Falando especificamente sobre gestão fiscal, contratar um BPO Tributário significa transferir as atividades operacionais ligadas à geração e transmissão de obrigações ao Fisco para uma empresa que é especializada nesse assunto. Assim, o fornecedor ficará responsável por:

  • extrair os dados do sistema de gestão empresarial ou das tecnologias usadas pela contratante;
  • conciliação das informações entre as diversas fontes;
  • apuração de impostos, retenções e outros;
  • geração dos arquivos que serão transmitidos para a Receita Federal ou outros organismos;
  • auditoria das fontes, dados e outras informações;
  • validação dos arquivos para evitar inconsistências;
  • envio dos arquivos e arquivamento dos recibos, ou seja, a entrega da obrigação.

Portanto, todos os processos de análise, cálculo e conformidade das informações ficam a cargo do fornecedor. Tudo isso feito a partir de uma profunda análise das características do negócio e das necessidades específicas da empresa contratante.

Quando o BPO Tributário pode ser usado?

O BPO Tributário pode ser usado por qualquer empresa que deseje garantir seu compliance fiscal sem precisar investir grandes valores em modernização dos sistemas, contratação e capacitação de profissionais. Veja algumas situações em que o BPO Tributário é mais indicado:

Para reduzir custos

Manter uma equipe com alto nível de especialização em gestão fiscal pode custar caro para uma empresa. Segundo o portal Glaasdoor, especializado em avaliação de empresas e salários, um analista contábil tem salário mensal médio de R$ 3.113,00. Se o profissional for sênior, o salário sobe para R$ 5.434,00.

Fora o salário, ainda existe o custo de gerenciamento, treinamento e atualização dos profissionais para acompanharem todas as mudanças na legislação. Toda essa capacitação demanda não apenas tempo, mas também dinheiro.

Além disso, ainda existem períodos de sazonalidade em que é preciso fazer entregas de declarações e os funcionários acabam sobrecarregados, enquanto em outros períodos, podem ficar ociosos.

Ao optar pelo BPO, todas essas variáveis deixam de ser geridas por sua empresa e passam a ser de responsabilidade do fornecedor. O que era mera burocracia para seu negócio é a atividade principal dele tornando mais fácil gerenciar e diluir esses custos entre vários clientes. Ou seja, ele consegue oferecer um preço inferior para os serviços que se fossem realizados internamente.

Outra possibilidade de redução de custos é contratar os serviços para fazer entregas pontuais, como a do ECD e ECF, ou para realizar poucas entregas mensais, como o SISCOSERV ou EFD-REINF. Neste caso, os custos com horas extra podem ser facilmente evitados.

Para otimizar a confiabilidade da gestão tributária

Você está 100% seguro de que a sua empresa cumpriu todas as obrigações fiscais nos últimos meses ou ano? Algumas empresas têm dificuldades em garantir o compliance total na gestão tributária, devido as mudanças constantes e diárias das normas e da alta complexidade da legislação.

Ao contratar um fornecedor de BPO Tributário, será obrigação dele acompanhar todas as mudanças, calcular corretamente os impostos, validar e gerenciar todas as atividades ligadas ao mundo fiscal.

Por possuir equipe altamente especializada e ferramentas tecnológicas específicas da área, o fornecedor consegue aumentar a confiabilidade da gestão tributária e corrigir qualquer informação divergente, antes dela ser transmitida. Ou seja, os riscos de autuação serão reduzidos ou eliminados.

Para aumentar a segurança legal

Por fim, é importante saber que essa confiabilidade não é apenas uma promessa, mas uma obrigação do fornecedor de BPO Tributário. De acordo com as SLAs (service level agreement), a empresa contratada assume legalmente a responsabilidade por itens como cumprimento de prazos, cálculos corretos, prestar declarações e fornecer informações para auditorias fiscais.

Qualquer desvio ou erro cometido na geração dos arquivos fiscais, desde que os dados da origem estejam corretos, passa a ser de responsabilidade do fornecedor e ele deverá arcar com eventuais custos de retificações. Isso significa que a sua empresa pode ficar tranquila quanto às questões que envolvem a gestão tributária, desde que contrate um fornecedor confiável e realmente experiente.

BPO Tributário é a solução certa para a minha empresa?

O BPO Tributário pode ser contratado para que a empresa terceirize todos os processos ligados às áreas fiscais e contábeis ou apenas para a realização de obrigações específicas, como o envio de declarações fiscais e relatórios anuais. Portanto, é um serviço flexível a ser contratado conforme a necessidade da contratante.

O BPO Tributário é a solução ideal para empresas que não podem descuidar da gestão fiscal. Se a equipe interna está apresentando dificuldades para desenvolver, com plena confiança, todas as atividades tributárias e não tem tempo ou recursos suficientes para se manter atualizada, esses podem ser sinais de que a terceirização trará ganhos para o negócio e para a própria equipe.

Se a sua empresa deseja ter mais tempo para realizar atividades estratégicas e focar naquilo sabe fazer de melhor, o BPO Tributário também é para vocês. Ao delegar para um parceiro especialista, seu esforço de gestão será reduzido consideravelmente e seus colaboradores terão mais tempo para controlar outros aspectos da empresa.

A GSW entende que o compliance fiscal é indispensável para garantir a sobrevivência de qualquer empresa e, para isso, utiliza tecnologia e expertise em gestão tributária para atender às demandas dos clientes.

Se você quer descobrir os benefícios e o retorno do investimento que o BPO Tributário trará para a sua empresa, então não perca esta oportunidade: entre em contato conosco e fale com um dos nossos especialistas!

 

Imagem representando uem como acertar no alvo na contratação de uma empresa para BPO tributário.