O que é Business Process Outsourcing e como ele pode ajudar sua empresa?

Representação de uma parceria entre duas empresas quando há um trabalho conjunto com Business Process Outsourcing

O Business Process Outsourcing, ou BPO, é uma prática empresarial que busca a redução de custos diretos e indiretos e a otimização dos processos nas empresas. Para isso, eles são delegados para especialistas e, muitas vezes, o uso da tecnologia pode ajudar.

Diferentemente de uma terceirização comum, o BPO busca não apenas tirar algumas atividades das mãos da empresa. Ele também quer fazer com que os processos sejam completamente eficientes e atendam plenamente às particularidades do negócio.

Quer saber mais sobre o Business Process Outsourcing e como ele pode ajudar o seu negócio, especialmente na gestão tributária? Acompanhe o texto!

O que é o Business Process Outsourcing?

BPO é a terceirização de processos, principalmente administrativos e burocráticos, que não estão diretamente ligados à atividade principal da empresa. O Business Process Outsourcing parte do princípio que toda organização pode aumentar a eficiência de seu negócio e suas vantagens competitivas, se focar sua atenção em sua missão principal.

Nesse contexto, surge o BPO para possibilitar que as empresas deleguem os processos administrativos ou de outras áreas a um parceiro, que estará complemente focado nas tarefas em questão. Diferentemente da terceirização tradicional, um BPO busca delegar as tarefas a uma equipe que vai não só realizá-la, mas sim otimizá-la.

Para atingir esse objetivo, o Business Process Outsourcing frequentemente é combinado ao uso de tecnologia. Assim, as empresas contratadas empregam soluções inovadoras para a realização dos processos.

Onde e como o BPO pode ser empregado?

O BPO pode ser aplicado em áreas diversas do negócio, como no controle financeiro, contábil ou fiscal, gestão de TI, processos jurídicos, planejamento tributário, ou, ainda, nas questões relacionadas à folha de pagamento e gestão de RH.

A empresa pode ser contratada para realizar uma atividade específica ou para cuidar de toda uma área do negócio. Por exemplo, você pode usar o outsourcing para terceirizar completamente a sua gestão tributária ou apenas para executar a entrega de uma obrigação fiscal específica, como a elaboração e envio da EFD-Reinf, que em 2020 deverá atender aos requisitos da versão 2.0. Neste caso, o parceiro se responsabilizaria por escriturar, auditar e transmitir a declaração seguindo a nova versão de leiaute e todos os eventos, incluindo as informações que substituirão a DIRF.

Por que o Business Process Outsourcing é vantajoso?

O BPO traz vantagens para as empresas na medida em que permite que elas foquem em seus segmentos sem perder a produtividade nas outras demandas do negócio e sem aumentar seus custos indiretos. Abaixo listamos os 4 principais benefícios do Business Process Outsourcing:

Mais produtividade

Ao delegar seus processos, você e o parceiro contratado farão um mapeamento completo de todos os aspectos, gargalos e possibilidades de melhoria. Em seguida, seu fornecedor trabalhará continuamente para entregar processos cada vez mais eficientes e alinhados às necessidades da sua empresa.

Como o fornecedor estará 100% focado nos processos, será possível implementar melhorias realmente efetivas nele, aumentando a produtividade e reduzindo erros e retrabalhos.

Menos custos e mais flexibilidade

Manter equipes especializadas para todas as áreas do negócio pode custar caro. Ao optar pelo outsourcing, você consegue controlar melhor os custos uma vez que o contrato só será reajustado anualmente ou quando novas demandas forem solicitadas por sua empresa.

Com funcionários próprios, essa lógica não é obedecida, afinal você terá que arcar com os períodos nos quais eles estarão ociosos, incluindo férias, licenças e outros eventos. Também precisará compensar as horas extras, seja financeiramente ou com folgas. Já com o BPO, todos esses custos passam a fazer parte de um contrato de valor fixo que relaciona detalhadamente os prazos, processos e entregas que estarão cobertas pelo prestador do serviço.

Outro ponto fundamental é sobre o treinamento e desenvolvimento de pessoas. Com o BPO, essas atividades são de responsabilidade do fornecedor e você não precisa investir nisso.

Foco total na expertise da empresa

Quando a empresa não precisa se preocupar com cada processo burocrático, ela tem mais tempo para focar na sua expertise, ou em tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

A sua equipe terá mais tempo para desenvolver e otimizar seus produtos ou serviços, utilizando a sua capacidade máxima na criação de valor para o negócio.

Garantia de compliance da empresa

Falando especificamente do BPO aplicado à gestão tributária, essa pode ser uma excelente decisão para garantir o compliance da sua empresa. Além de complexo, o sistema tributário brasileiro sofre mudanças frequentemente e exige atualização constante dos profissionais.

Para uma empresa que não é focada nesta área, manter a equipe atualizada pode representar um custo muito alto, além de demandar tempo. Já para um fornecedor especialista nisso, a atualização faz parte da rotina, uma vez que este é o foco do negócio dele. Com isso, você tem a garantia de que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas, desde que escolha um fornecedor confiável.

O que avaliar na hora de contratar um fornecedor de BPO?

Além de tomar a decisão de implementar o Business Process Outsourcing, a empresa precisa identificar a melhor forma de fazer isso. Para isso, alguns passos podem ser seguidos:

Mapeamento de processos do negócio

Antes de qualquer coisa, o gestor precisa mapear a organização e identificar quais são os processos que podem ou devem ser terceirizados. Geralmente, aqueles que demandam mais tempo, apresentam mais erros e são menos eficientes podem ser melhorados consideravelmente com a terceirização.

Reputação da empresa a ser contratada

Decidido qual ou quais processos serão terceirizados, é hora de buscar possíveis fornecedores no mercado. Avaliar a reputação, a experiência e buscar referências do fornecedor com outros clientes é fundamental.

Documentos e acordos de serviços

Além de escolher o fornecedor, o contrato e os níveis de serviço (Service Level Agreement, SLA) devem ser claros sobre as expectativas, obrigações e direitos da sua empresa e do fornecedor.

Uso de tecnologia

Esse é um ponto fundamental, especialmente quando se trata de Business Process Outsourcing na área tributária. O uso de tecnologia e softwares dedicados às funções de gestão fiscal é imprescindível para que a empresa consiga cumprir todas as leis, observar os prazos e garantir sua idoneidade.

Devido ao complexo sistema tributário brasileiro, a gestão desse item é ineficiente se feita de forma manual. Por isso, na hora de contratar um fornecedor para o BPO tributário, priorize a escolha de um que aplica a tecnologia nos processos.

Como visto, o Business Process Outsourcing pode desafogar as empresas das funções operacionais e burocráticas e dar a elas liberdade, flexibilidade e maior eficiência.

Para processos críticos, como a gestão tributária, as soluções tecnológicas devem ser priorizadas para otimizar os resultados.

E falando em gestão tributária, será que a sua empresa está bem preparada para lidar com o SPED Fiscal? Leia nosso artigo sobre como evitar 6 riscos de autuação devido às irregularidades na escrituração fiscal!